El avance hacia la transformación digital es una prioridad para las empresas modernas, lo que implica la necesidad de optimizar cada aspecto de sus operaciones, incluidas las funciones que suelen pasar desapercibidas, como la impresión. Gestionar la impresión en un entorno empresarial con eficiencia y seguridad, exige no solo reducir costos, sino también mejorar la productividad y, lo más importante, garantizar la seguridad de los datos en un mundo digital donde los ataques cibernéticos aumentan día a día.
Análisis: Maximización del potencial de datos con eficiencia y seguridad
El análisis de datos se ha convertido en una herramienta esencial para optimizar cualquier proceso dentro de las empresas, incluida la impresión. Según el informe de Worldwide Global DataSphere IoT Device and Data Forecast, se espera que los datos generados por dispositivos IoT crezcan a una tasa anual compuesta del 28.7 por ciento entre 2018 y 2025. Este volumen de datos ofrece a las empresas la oportunidad de analizar sus procesos de impresión y mejorar la eficiencia operativa.
El análisis profundo de los entornos de impresión permite a las organizaciones identificar comportamientos clave, tales como qué empleados imprimen más, a qué horas, y desde qué dispositivos. Estos datos son cruciales para digitalizar procesos, reducir el consumo de papel y diseñar estrategias de impresión más inteligentes. Por ejemplo, mediante el ciclo de vida de documentos, las empresas pueden decidir qué procesos pueden ser completamente digitalizados, ahorrando tiempo y recursos.
La nube: Facilitando la gestión remota
La migración hacia la nube es una tendencia cada vez más común. De acuerdo con un estudio de Quocirca, se proyecta que para 2025, el 61 por ciento de las empresas habrán migrado sus operaciones a la nube. La nube no solo ofrece almacenamiento virtual, sino que también brinda a las organizaciones la posibilidad de automatizar procesos clave, como la actualización de software y parches de seguridad, sin depender de un equipo técnico in situ.
Xerox, por ejemplo, ha desarrollado soluciones como Workplace Cloud, que permite a las empresas gestionar de forma eficiente sus entornos de impresión desde cualquier lugar del mundo. Esto no solo reduce la necesidad de equipos físicos, sino que también garantiza que la información esté siempre protegida con los últimos estándares de seguridad. Además, la nube facilita la automatización de controles, reduciendo el uso de papel y permitiendo la gestión de la información en tiempo real.
Seguridad: Protección contra amenazas cibernéticas
La seguridad de la información es un aspecto crítico para las empresas, especialmente en un contexto donde el 68 por ciento de las organizaciones ha sufrido pérdida de datos debido a prácticas de impresión inseguras, según estudios de Xerox. Los ataques de ransomware han crecido un 4 por ciento en 2024, y los sistemas de impresión no están exentos de ser un objetivo para los ciberdelincuentes.
La seguridad no debe limitarse únicamente a correos electrónicos o sistemas de red, sino que también debe cubrir los dispositivos de impresión. Xerox ha implementado servicios de seguridad avanzada que incluyen Gestión de Eventos e Incidentes de Seguridad (SIEM), los cuales permiten detectar y mitigar violaciones antes de que ocurran, mejorando la capacidad de respuesta ante amenazas.
Ejemplo real: Canon y su estrategia de impresión segura en la nube
Una empresa que ha adoptado una estrategia similar es Canon con su solución uniFLOW Online, que combina la nube y la seguridad en la gestión de impresión. Este sistema permite a los usuarios gestionar impresiones desde cualquier dispositivo conectado, garantizando la protección de los datos mediante autenticación de usuarios y cifrado de extremo a extremo. Canon, al igual que Xerox, se enfoca en integrar tecnología avanzada de análisis y seguridad para proporcionar un entorno de trabajo híbrido seguro y eficiente.
La gestión de impresión eficiente no se limita solo a imprimir documentos; es un proceso que involucra el análisis de datos, la utilización de la nube y, sobre todo, la implementación de estrictos protocolos de seguridad. Xerox, junto con otras compañías como Canon, ha logrado diseñar soluciones innovadoras que permiten a las empresas optimizar sus procesos, reducir costos y proteger sus datos. En un mundo digitalizado y lleno de amenazas cibernéticas, adoptar estas tecnologías es esencial para mantenerse competitivo y seguro en el mercado actual.